วันพุธที่ 11 มิถุนายน พ.ศ. 2551

ระบบหมายถึงอะไร


บทนำ

ความหมาย " ระบบ "
ระบบ หมายถึง ผลรวมของหน่วยย่อยซึ่งทำงานเป็นอิสระต่อกัน แต่มีปฏิสัมพันธ์กัน เพื่อช่วยให้งานนั้นบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้
ระบบ หมายถึง "ภาพส่วนรวมของโครงสร้างหรือขบวนการอย่างหนึ่งที่มีการจัดระเบียบความสัมพันธ์ระหว่างองค์ประกอบต่างๆ ที่รวมกันอยู่ในโครงการ หรือขบวนการนั้น"
ระบบ หมายถึง การรวบรวมสิ่งต่างๆ ทั้งหลายที่มนุษย์ได้ออกแบบ และสร้างขึ้น เพื่อจัดดำเนินงานให้บรรลุเป้าที่วางไว้
อาจกล่าวอีกนัยหนึ่งได้ว่า ระบบ หมายถึง ส่วนต่างๆ ที่ประกอบขึ้นโดยที่ส่วนต่างๆ ที่ประกอบขึ้นโดยส่วนต่างๆเหล่านั้น สามารถทำงานได้อย่างอิสระ แต่มีปฏิสัมพันธ์ในการดำเนินงาน เพื่อแก้ปัญหาหรือช่วยให้การทำงานนั้นบรรลุตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้


ดังเช่น ระบบการศึกษา อาจประกอบด้วยหน่วยย่อยๆ หลายหน่วย เช่น การสอนการเรียน การบริหารงาน อาคารสถานที่ และสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆ เมื่อหน่วยย่อยๆ เหล่านี้ ต่างก็ดำเนินงานตามหน้าที่ของตน เช่นการสอน ครูก็ทำหน้าที่สอน การเรียน นักเรียนก็ทำหน้าที่เรียน ศึกษาหาความรู้ งานบริหาร ผู้บริหารก็ทำหน้าที่วางแผนงาน เพื่อให้งานดำเนินไปด้วยดี รวมทั้งงานของอาคารสถานที่ สิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆเหล่านี้ ได้มีการดำเนินงานร่วมกันอย่างมีความสัมพันธ์กันแล้วก็จะสามารถช่วยให้ระบบการศึกษานั้นบรรลุเป้าหมายที่วางไว้และมีประสิทธิภาพ แต่ถ้าหน่วยย่อยใดหน่วยย่อยหนึ่ง ไม่สามารถปฏิบัติงาน หรือปฏิบัติงานไม่สัมพันธ์กับหน่วยอื่นๆ ก็มีผลทำให้ระบบงานนั้นไม่สามารถทำงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ จำเป็นต้องมีการตรวจสอบระบบ และปรับปรุงระบบย่อยๆ โดยการกำหนดขั้นตอนการดำเนินงานต่างๆ ขึ้น เพื่อปรับปรุง หรือเพิ่มประสิทธิภาพ
ความหมายของการจัดระบบ
การจัดระบบ เป็นการกำหนดขั้นตอนของการดำเนินงาน เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นในหน่วยงานหรือช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของงาน โดยการรวบรวมปัญหา รวบรวมข้อมูล วิธีการต่างๆ เพื่อนำมาแก้ปัญหา เลือกวิธีการและดำเนินงานต่างๆ ประเมินผลแล้วนำไปปรับปรุง


เนื้อหา


จากความหมายของการจัดระบบดังกล่าว จะเห็นได้ว่า ในการจัดระบบนั้น มีองค์ประกอบที่สำคัญดังนี้ คือ
Input : ข้อมูลที่ป้อนเข้าไป เป็นขั้นตอนซึ่งเป็นการ สำรวจปัญหา และความต้องการต่างๆ ของหน่วยงาน โดยรวบรวมข้อมูลเหล่านี้ เป็นทรัพยากรที่จะนำมาใช้ในการพิจารณา ไตร่ตรองเพื่อหาแนวทางแก้ปัญหา และนำมากำหนดเป็นวัตถุประสงค์ของการดำเนินงาน
Process : เป็นกระบวนการที่ได้วางแผน และดำเนินงานตามขั้นตอนต่างๆ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ออกมา
Output : เป็นผลลัพธ์ที่เกิดจากการดำเนินงาน เพื่อแก้ปัญหาดังกล่าว ในขั้นนี้ควรมีการตรวจสอบว่า ผลลัพธ์มีความเชื่อถือเพียงใด โดยการทดลอง หรือทดสอบดูความถูกต้อง โดยพิจารณาจากผลย้อนกลับ (Feedback) ว่าเกิดความบกพร่องขึ้นจุดใด เช่น กระบวนการไม่เหมาะสม หรือข้อมูลที่นำมาวิเคราะห์นั้นไม่เพียงพอ เพื่อนำส่วนที่ยังเป็นปัญหาเหล่านี้ มาปรับปรุงแก้ไขให้ได้ผลลัพธ์ดียิ่งขึ้น
จากองค์ประกอบดังกล่าว สามารถเขียนเป็นแบบจำลองของการจัดระบบได้ดังนี้

ขั้นตอนการจัดระบบ
ขั้นตอนการจัดระบบ จากความหมายของการจัดระบบ และองค์ประกอบของระบบนั้น สามารถนำมาจัดเป็น ขั้นตอนของการจัดระบบ โดยแบ่งเป็น 4 ขั้น ดังนี้


ขั้นที่ 1 วิเคราะห์ระบบ (System Analysis) เป็นการสำรวจ แจกแจงและวิเคราะห์ปัญหา เพื่อนำข้อมูลต่างๆ เหล่านั้นมากำหนดวัตถุประสงค์เพื่อแก้ปัญหาดังกล่าวได้ ลำดับต่อมาวิเคราะห์และกำหนดภาระหน้าที่ต่างๆ ให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ และวิเคราะห์งานที่ต้องปฏิบัติให้เหมาะสมกับหน้าที่ โดยแบ่งเป็น 4 ประการคือ

1) วิเคราะห์แนวการปฏิบัติงาน คือ การพิจารณาแนวทางการดำเนินงาน เพื่อให้บรรลุจุดมุ่งหมาย กำหนดแนวทางในการปฏิบัติงาน รวมถึงปัญหาอุปสรรค ข้อบกพร่องต่างๆ 2) วิเคราะห์หน้าที่ (Function Analysis) เป็นการกำหนดหน้าที่ต่างๆ โดยละเอียด เพื่อสะดวกต่อผู้ปฏิบัติหน้าที่ของตนได้อย่างครบถ้วน 3) วิเคราะห์งาน (Task Analysis) เป็นการกำหนด แยกแยะรายละเอียดในหน้าที่ 4) การวิเคราะห์วิธีการและตัวเลข (Methods and Mean Analysis) เป็นการกำหนดหลักการ หรือตัวกลางที่จะนำไปสู่จุดมุ่งหมาย
เมื่อเราวิเคราะห์ระบบแล้วก็จะได้ข้อมูลต่างๆ ที่ผ่านการวิเคราะห์แล้ว ที่ผ่านการวิเคราะห์แล้ว เพื่อนำไปใช้ในการแก้ปัญหา และดำเนินงานให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้น
ขั้นที่2 สังเคราะห์ระบบ เป็นวิธีการที่นำข้อมูลที่ได้ วิเคราะห์ จัดองค์การต่างๆให้มีความสัมพันธ์กัน โดยการเลือกวิธีการที่จะนำไปใช้ นิยมเขียนในรูปแบบจำลองระบบ โดยการเขียน เป็นแบบจำลอง ซึ่งสามารถเขียนได้ดังนี้
ขั้นที่ 3 สร้างแบบจำลองระบบ เป็นวิธีการที่นำเสนอระบบที่จะสะดวกต่อการนำไปใช้ นิยมเขียนแบบจำลองระบบ โดยการเขียนแบบจำลองซึ่งสามารถเขียนได้ดังนี้
แบบที่1 เขียนตามแนวนอน


แบบที่ 2 เขียนตามแนวตั้ง


แบบที่ 3 เขียนแบบแนวตั้งผสมแนวนอน


แบบที่ 4 เขียนแบบวงกลมและวงรี


แบบที่ 5 แบบจำลองเชิงคณิตศาสตร์


ขั้นที่ 4 ทดสอบระบบในสถานการณ์จำลอง เป็นการทดลอง
คุณค่าของการจัดระบบ
ถ้านำระบบที่ออกแบบได้เหมาะสมมาใช้ในงานต่าง ๆ ก็จะเอื้อให้เกิดประโยชน์ต่องานนั้น ซึ่งอาจกล่าวได้ ดังนี้


1.เป็นการประกันในการดำเนินงาน โดยดำเนินงานไปตามขั้นตอนที่ได้กำหนดไว้ เช่น ด้านเวลา งบประมาณ และบุคลากร
2.ช่วยให้การดำเนินงานบรรลุตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ โดยการใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ และคุ้มค่า ซึ่งก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด จะเป็นการช่วยลดการลงทุนที่ไม่จำเป็นซึ่งเป็นการประหยัดค่าใช้จ่าย
3. ผู้นำระบบไปใช้สามารถพิจารณาผลย้อนกลับได้ทุกขั้นตอน และสามารถปรับปรุงส่วนที่บกพร่องได้อย่างถูกต้อง ตลอดจนจะสามารถตรวจสอบได้ทุกส่วนย่อยในกระบวนการและสิ่งที่ป้อน
4.สามารถนำระบบที่ได้ทดลองใช้แล้ว ไปใช้ได้ในสภาพการณ์อื่นๆ โดยพิจารณาดัดแปลงให้เหมาะสมกับสภาพการณ์ที่จะนำไปใช้ใหม่ จะช่วยในการประหยัดเวลา และการลงทุนในการสร้างระบบใหม่ขั้นทุกครั้ง นำแบบจำลองระบบไปใช้ในสถานการณ์
ระบบ หมายถึง สิ่งที่ประกอบขึ้นมาจากหน่วยย่อย หรือองค์ประกอบย่อย ที่ความสัมพันธ์ และทำหน้าที่ร่วมกันเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ กำหนดไว้

องค์ประกอบของระบบ
Input
Process
Output
Feed back
ประเภทของระบบ
- Natural Systems มนุษย์ไม่ได้สร้าง ระบบของสิ่งมีชีวิต ระบบเชิงกายภาพ


- Man – made Systems สังคมคมนาคมสื่อสาร


- Automated Systems Computer
People
Data

ลักษณะสำคัญของระบบ
มีมาตรฐาน ที่สามารถยอมรับได้
มีวิธีการวัด ที่ตรงกับสิ่งที่เป็นจริงตามที่งานอยู่
มีการเปรียบเทียบ การทำงานที่แท้จริงกับมาตรฐานที่ทำขึ้นนั้น
มีวิธีการแสดงผลย้อนกลับหลังจากใช้ระบบนั้น
ระบบสารสนเทศ
ระบบสารสนเทศ เป็นระบบที่ประกอบด้วย บุคคล, ข้อมูล, กระบวนการทำงาน และการเชื่อมต่อเครือข่ายการทำงาน (Hardware, Software) ที่จะสนับสนุนและปรับปรุงให้การทำงานของธุรกิจเป็นไปตามความต้องการ
ระบบ(System) คือ ชุด(Set) ของส่วนประกอบ(Element) ที่มีลักษณะสัมพันธ์ซึ่งกัน และกัน โดยดำเนินงานร่วมกันเป็นกลุ่มเพื่อให้บรรลุจุดประสงค์ หรือเป้าหมายบางอย่าง สิ่งที่เกี่ยวข้องกับระบบ

1. สภาพแวดล้อม (Environment)

2. ระบบ (System)

3. ส่วนประกอบของระบบ (System elements)


ประเภทของระบบ แบ่งออกเป็น 2 ประเภท


1. ระบบเปิด (Open system)

2. ระบบปิด (Close system) ผังขององค์การแสดงได้หลายระดับ (Organization chart) 1. ระดับสูงสุด 2. ระดับแผนก

3. ระดับพื้นที่


ประเภทของตัวแบบ(Types of models)


1. ตัวแบบกราฟิก (Graphical models)

2. ตัวแบบคณิตศาสตร์ (Mathematical models)

3. ตัวแบบบรรยาย (Narrative models)

4. ตัวแบบกายภาพ (Physical models)

1. ตัวแบบกราฟิก (Graphical model) ตัวแบบทั่วไปนิยมใช้สัญลักษณ์เป็นรูป กล่อง และเส้น แทนส่วนประกอบของข้อเท็จจริงและความสัมพันธ์ระหว่างกันของส่วนประกอบ

2. ตัวแบบคณิตศาสตร์ (Mathematical models) ตัวแบบคณิตศาสตร์ถูกนำมาใช้แสดงรูปแบบอย่างชัดเจนของลักษณะทางด้านเชิงปริมาณ หรือแสดงความสัมพันธ์ระหว่างสัญลักษณ์ทางคณิตศาสตร์หลาย ๆ ตัว โดยจะใช้สูตรแทนการวิเคราะห์ด้านปริมาณ และความสัมพันธ์ระหว่างตัวแปร

3. ตัวแบบ Narrative คือ การบรรยายระบบโดยปราศจากสูตรหรือกราฟ โดยจะใช้การอธิบายระบบด้วยตัวอักษร คำบรรยายหรือตาราง

4. ตัวแบบกายภาพ (Physical model) เป็นการนำเสนอในรูปแบบ 3 มิติ ที่สามารถจับต้องหรือสัมผัสได้ เช่น งานสถาปัตยกรรมตัวแบบกายภาพของตึก อาคารต่าง ๆ เป็นต้นตัวแบบกราฟิกใช้ประโยชน์สำหรับการบรรยายลักษณะต่าง ๆขององค์การและสภาพแวดล้อมขององค์การ สภาพแวดล้อมของการปฏิบัติการขององค์การ ประกอบด้วย ลูกค้า ผู้เสนอขายปัจจัยการผลิต คู่แข่งขัน และอุปทานด้านแรงงาน ซึ่งแรงกดดันเหล่านี้มีผลกระทบต่อองค์การอย่างใหล้ชิดส่วนแรงกดดันอื่นที่เป็นส่วนหนึ่งของสภาพแวดล้อมที่อยู่ห่างไกลขององคืการ โดยทั้งสภาพแวดล้อมของการปฏิบัติการและสภาพแวดล้อมที่อยู่ห่างไกลล้วนมาจากสภาพแวดล้อมภายนอกขององค์การไดอะแกรมการไหลของข้อมูล เป็นตัวแบบกราฟิกที่แสดงถึงวิธีการที่ข้อมุลดิบหรือข้อมูลข่าวสารเคลื่อนย้ายจากกระบวนการหนึ่งหรือจากคลังข้อมูลไปยังจุดอื่นภายในระบบขององค์การ ซึ่งนำมาใช้อย่างกว้างขวางในการวิเคราะห์ระบบกระบวนการอีกอย่างหนึ่งที่สามารถนำมาเขียนบรรยาย คือ การวางแผนกลยุทธ์ ซึ่งใช้กำหนดทิศทางระยะยาวของกิจการ ส่วนประกอบของตัวแบบนี้ ประกอบด้วย ข้อความภารกิจ โครงร่างของบริษัท การวิเคราะห์สภาวะแวดล้อมภายนอก การวิเคราะห์และการเลือกกลยุทธ์ วัตถุประสงค์(เป้าหมายเฉพาะที่ต้องดำเนินการไปสู่กลยุทธ์) แผน (โปรแกรมที่แสดงวิธีการที่ทำให้วัตถุประสงค์ได้รับความสำเร็จ) และนโยบาย (กระบวนการเพื่อนำทางให้แก่พนักงานหลังจากกลยุทธ์ได้ถูกนำไปใช้) ซึ่งเทคโนโลยีสารสนเทศได้เข้ามามีบทบาทสำคัญเพิ่มขึ้นในกระบวนการของการวางแผนกลยุทธ์แนวทางของตัวแบบอื่น ๆ ได้แก่ เทคนิคของปัจจัยของความสำเร็จที่สำคัญ (Critical success factors) และตัวแบบการควบคุมด้านการจัดการ (Management control) ตัวแบบปัจจัยของความสำเร็จที่สำคัญจะต้องอาศัยข้อเท็จจริงเกี่ยวกับงาน (ปัจจัย) ที่สำคัญเข้ามาช่วยเป็นอย่างมาก เช่นความสำเร็จของงานหรือองค์การ ตัวแบบการควบคุมด้านการควบคุมด้านการจัดการเป็นกระบวนการที่มีขั้นตอนการยอมรับ การประเมิน การแก้ไขข้อผิดพลาดไปจากแผน การรายงานข้อผิดพลาด การควบคุมคุณภาพทางสถิติและการควบคุมกระบานการทางสถิติ เป็นกิจกรรมทั้งหลายของการควบคุมด้านการจัดการที่สามารถนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาช่วยสนับสนุน


ตัวแบบต่าง ๆ ขององค์การ(Models of organizational systems)


1. ตัวแบบทั่วไปขององค์การ และสภาพแวดล้อมภายนอกขององค์การ

2. ตัวแบบการวางกลยุทธ์ - ภารกิจ (Mission) - โครงร่างของบริษัท (Company profile) - การวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายนอก (External environment analysis) - การวิเคราะห์กลยุทธ์ และทางเลือกของกลยุทธ์ (Strategic analysis and choice of strategy) - วัตถุประสงค์ (Objectives) - แผน (Plans) - นโยบาย (Policies) - การปฏิบัติตามกลยุทธ์ (Strategy implementation)

3. เทคโนโลยีสารสนเทศ และการวางแผนกลยุทธ์ระดับบริษัท

4. การวางแผน MIS เชิงกลยุทธ์

5. ปัจจัยของความสำเร็จที่สำคัญ

6. การควบคุมด้านการจัดการ


ปัจจัยของความสำเร็จที่สำคัญขององค์การทั่วโลก (Organization-wide critical success factors = CSF)


1. ความสม่ำเสมอในการผลิตสินค้าที่มีคุณภาพสูง

2. การรักษาสินค้าคงคลังให้สามารถตอบสนองความพึงพอใจให้แก่ลูกค้า

3. ความต่อเนื่องของการปรับปรุงกระบวนการจัดซื้อ การผลิต และการจัดจำหน่าย

4. ความต่อเนื่องในการพัฒนาผลิตภัณฑ์ที่ประสบความสำเร็จใหม่ ๆ

5. การยึดครองคำสั่งซื้อ และผลิตภัณฑ์ที่ลูกค้าต้องการ

6. การเพิ่มประสิทธิภาพของพนักงาน

7. สร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้แก่สังคม ตลาด และอุตสาหกรรม

8. ขยายการปฏิบัติการ และช่องทางการจัดจำหน่ายออกไปทั่วโลก

9. ยกระดับมาตรฐานของการบริการลูกค้าให้สูงขึ้น


ปัจจัยของความสำเร็จที่สำคัญสำหรับระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Critical success factors for MIS)


1. จัดเตรียมบริการที่มีคุณภาพสูง และเอกสารของระบบให้แก่ผู้ใช้ทุกคน พัฒนา Bar code และบันทึกข้อมูลระบบจัดการสินค้าคงคลัง ที่เสริมความระบบ หมายถึง โครงสร้างหรือองค์ประกอบรวมทั้งหมดอย่างมีระบบ แสดงให้เห็นความสัมพันธ์ภายในของส่วนประกอบต่างๆ แต่ละส่วนและต่อส่วนรวมทั้งหมดของระบบอย่างชัดเจน (Silvern)
ระบบ หมายถึง การรวบรวมส่งต่างๆ ทั้งหลายที่มนุษย์ได้รอกแบบและสร้างสรรค์ขึ้นมา เพื่อสามารถนำสิ่งเหล่านั้นมาจัดดำเนินงานให้บรรลุผลตามเป้าหมายที่วางไว้ (Banathy 1968 : 7)
ระบบ หมายถึง วิธีการใดๆที่ได้รับการจัดไว้อย่างเป็นระเบียบเพื่อเป็นหลักให้สมารถทำสิ่งหนึ่งสิ่งใดให้บรรลุเป้าหมาย ซึ่งอาจจะเป็นเป้าหมายในวงกว้างหรือในวงแคบๆก็ได้ (Gagne and Briggs)
ระบบ หมายถึง ผลรวมของหน่วยย่อยซึ่งทำงานเป็นอิสระจากกันแต่มีปฏิสัมพันธ์กันเพื่อให้บรรลุตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ (ชัยยงค์ พรหมวงศ์ 2523 : 98)
ระบบ คือส่วนรวมทั้งหมดซึ่งประกอบด้วยส่วนย่อยหรือส่งต่างๆ ที่มีความสัมพันธ์กันอาจจะเกิดโดยธรรมชาติ เช่น ร่างกายมนุษย์ซึ่งประกอบด้วยระบบการหายใจ การย่อยอาหาร ฯลฯ โดยแต่ละระบบต่างทำงานของคนแล้วมามีปฏิสัมพันธ์กัน เพื่อให้ร่างกายสามารถดำรงชีวิตอยู่ได้ หรือเป็นสิ่งที่มนุษย์ออกแบบและสร้างสรรค์ขึ้นอย่างมีระเบียบแล้วนำส่งเหล่านั้นมารวมกันเพื่อให้การดำเนินการสามารถบรรลุไปได้ความจุดหมายที่วางไว้ (กิดานันท์ มลิทอง 2543 :74)

ระบบ คือผลรวมขององค์ประกอบย่อย ๆ ที่มีลักษณ์เป็นของตนเองและมาประกอบกันเป็นระบบเพื่อทำหน้าที่บางอย่าง อาทิเช่น ร่างกายมนุษย์ สังคมมนุษย์ พืช รถยนต์ ฯลฯ ต่างก็เป็นระบบทั้งสิ้น ซึ่งมีองค์ประกอบย่อยต่าง ๆ มากมาย โดยที่องค์ประกอบย่อยแต่ละอย่างในระบบเหล่านี้จะรับข้อมูลมา แล้วทำการแปรรูปข้อมูลนั้นเพื่อให้ได้ผลผลิตหรือผลลัพธ์เกิดขึ้น (Robbins 1983:9)
ดังนั้นจึงกล่าวไว้ว่า ระบบ ในความหมายทั่วไป คือ ส่วนรวมทั้งหมดซึ่งประกอบด้วยส่วนย่อยหรือสิ่งต่าง ๆ ที่มีความสัมพันธ์กัน ซึ่งอาจเกิดขึ้นโดยธรรมชาติ เช่น ร่างกายมนุษย์ซึ่งประกอบด้วยระบบการหายใจ ระบบการย่อยอาหาร ฯลฯ โดยแต่ละระบบต่างทำงานของตนแล้วมามีปฏิสัมพันธ์กันเพื่อให้ร่างกายสามารถดำรงชีวิตอยู่ได้ หรือเป็นสิ่งต่าง ๆที่มนุษย์ออกแบบและสร้างสรรค์ขึ้นอย่างมีระเบียบแล้วนำสิ่งเหล่านั้นมารวมกันเพื่อให้สามารถดำเนินงานบรรลุไปได้ตามจุดมุ่งหมายที่วางไว้แล้ว เช่น ระบบ เครื่องยนต์ ระบบการจราจร ฯลฯ เป็นต้น
จุดมุ่งหมายของระบบแต่ละระบบนั้นถูกกระทำให้เป็นจริงได้ด้วยความสัมพันธ์ขององค์ประกอบต่างๆ ที่ประกอบขึ้นเป็นระบบ เพื่อให้ได้ผลิตผล (Out put) ออกมาดังที่ตั้งจุดมุ่งหมายไว้แต่ต้น จุดมุ่งหมายจะเป็นตัวกำหนดกระบวนการ(Process) และกระบวนการจะเป็นตัวกำหนดองค์ประกอบต่างๆ รวมกันขึ้นเป็นระบบ ระบบหนึ่งๆ ย่อมจะมีจุดมุ่งหมาย มีสิ่งต่างๆ ที่จะป้อนเข้าไป(Input) มีทรัพยากร(Resources) และภายใต้การควบคุมของระบบที่ใหญ่กว่าหรืออภิระบบ(Supra system) และในกรณีเพื่อความอยู่รอดของระบบใดระบบหนึ่งระบบนั้นต้องผลิตผล (to produce an output) ให้สอดคล้องกับความต้องการของอภิระบบ


จากความหมายของระบบดังกล่าวข้างต้น พอจะกล่าวได้ว่า ระบบใดๆ ก็ตามจะมีลักษณะที่สำคัญอยู่ 3 ประการ คือ
1) จุดมุ่งหมายของระบบ (purpose หรือ goal)
2) กระบวนการ (Process)
3) ส่วนประกอบต่างๆ (content)
ระบบทั้งหลายที่มนุษย์สร้างขึ้นมานั้น ย่อมเป็นส่วนหนึ่งของสังคม หรือสิ่งแวดล้อมที่ล้อมรอบมนุษย์อยู่ ซึ่งมีลักษณะเป็นระบบที่ใหญ่กว่าเราเรียกว่าอภิระบบ (Supra system)
จุดมุ่งหมายที่ระบบได้รับนั้นได้มาจากอภิระบบ รวมทั้งได้ Input อันประกอบด้วยทรัพยากรและข้อจำกัดต่างๆ มากจากอภิระบบเช่นเดียวกัน
องค์ประกอบหรือโครงสร้างของระบบ
จากความหมายของระบบตามที่กล่าวมานั้นจะเห็นได้ว่าการที่จะมีระบบใดระบบหนึ่งขึ้นมาได้จะต้องมีส่วนประกอบหรือสิ่งต่าง ๆ เป็นตัวป้อนโดยเรียกว่า “ข้อมูล” เพื่อดำเนินงานสัมพันธ์กันเป็น “กระบวนการ” เพื่อให้ได้ “ผลลัพธ์” ออกมาตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ ดังนั้น ภายในระบบหนึ่งจะสามารถแบ่งองค์ประกอบและหน้าที่ได้ดังนี้
ข้อมูล
INPUT
กระบวนการ
PROCESS
ผลลัพธ์
OUTPUT
ข้อมูลป้อนกลับ
FEEDBACK
แผนภูมิองค์ประกอบของระบบ
องค์ประกอบหรือโครงสร้างของระบบตามลักษณะพื้นฐานประกอบด้วย 3 ส่วนคือ
1. ข้อมูล เป็นการตั้งปัญหาและวิเคราะห์ปัญหาการตั้งวัตถุประสงค์หรือเป็นการป้อนวัตถุดิบตลอดจนข้อมูลต่าง ๆ เพื่อการแก้ปัญหานั้น
2. กระบวนการ เป็นการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลที่ป้อนเข้ามาเพื่อดำเนินการตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้
3. ผลลัพธ์ เป็นผลผลิตที่ได้ออกมาภายหลังจากการดำเนินงานในขั้นของกระบวนการสิ้นสุดลง รวมถึงการประเมินด้วย
นอกจากนี้ยังมี ข้อมูลป้อนกลับ ซึ่งเป็นการนำเอาผลลัพธ์ที่ประเมินนั้นมาพิจารณาว่ามีข้อบกพร่องว่าอะไรบ้าง เพื่อจะได้ทำการปรับปรุงแก้ไขข้อบกพร่องในส่วนต่าง ๆ นั้นให้สามารถใช้ในการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
จากองค์ประกอบและหน้าที่ต่างๆ ของระบบดังกล่าวมาแล้ว จึงจะขอยกตัวอย่างเพื่อให้เข้าใจได้ง่ายขึ้นดังนี้
ตัวอย่าง : ระบบการผลิตบัณฑิตมหาวิทยาลัย
ข้อมูล : ผู้ผ่านการสอบคัดเลือกเข้าศึกษาต่อในระดับอุดมศึกษา โดยการตั้งวัตถุประสงค์ของการศึกษาเพื่อเรียนจบออกมาเป็น “บัณฑิต”
กระบวนการ : การลงทะเบียนเรียน การเรียนให้ครบในวิชาและหน่วยกิตที่ได้กำหนดไว้ การสอบผ่านได้คะแนนเฉลี่ยถึงเกณฑ์มาตรฐาน ฯลฯ
ผลลัพธ์ : นักศึกษาสำเร็จตามกฎข้อบังคับและเงื่อนไขต่างๆ ของมหาวิทยาลัยออกมาเป็น “บัณฑิต”
ข้อมูลป้อนกลับ : เมื่อบัณฑิตจบออกมาแล้วยังหางานทำไม่ได้หรือทำงานไม่ได้ดีเท่าที่ควรนับเป็นข้อมูลป้อนกลับให้นำมาวิเคราะห์ถึงทุกขั้นตอนในระบบนั้น เช่น การสอบคัดเลือกได้มาตรฐานหรือไม่ เนื้อหาวิชาที่เรียนเหมาะสมกับสภาพการทำงานในแต่ละแขนงหรือไม่ ฯลฯ ซึ่งต้องทำการแก้ไขปรับปรุงในส่วนที่คาดว่ายังบกพร่องอยู่หรืออาจจะมีการปรับปรุงใหม่ทั้งระบบก็ได้
ความหมายระบบใหญ่และระบบย่อย
ระบบที่กล่าวมานั้นเป็นระบบและองค์ประกอบในความหมายของระบบใหญ่โดยทั่วไปที่มองอย่างง่าย ๆ แต่แท้ที่จริงแล้วระบบมีความหมายที่กว้างขวางและมีองค์ประกอบย่อยมากไปกว่านั้น เนื่องจากระบบจะเกิดมีขึ้นได้จากผลรวมของส่วนต่างๆ ที่มีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องและทำงนร่วมกัน โดยที่ส่วนต่างๆ หรือองค์ประกอบย่อยของระบบนี้อาจจะเป็นระบบย่อยอีกมากมายหลายระบบที่รวมอยู่ในระบบใหญ่นั้น และจะต้องมีความสัมพันธ์เชื่อมโยงซึ่งกันและกันไม่ทางตรงก็โดยทางอ้อม การเปลี่ยนแปลงของส่วนใดส่วนหนึ่งอาจจะมีผลกระทบไปยังการทำงานของระบบใหญ่ในส่วนรวมโดยอาจเป็นการให้ผลที่ดีขึ้นหรือเป็นผลในทางตรงข้ามก็ได้ การวิเคราะห์ระบบสามารถแสดงได้ดังนี้คือ
รูปแบบแผนของระบบใหญ่และระบบย่อยที่มีปฏิสัมพันธ์กัน
จากรูปของระบบดังกล่าว จะเห็นได้ว่าระบบนั้นประกอบด้วยข้อมูลที่เข้าสู่ระบบ ตัวระบบ
ซึ่งมีองค์ประกอบย่อย A, B, C และ D จะมีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องในทางเดียวกันหรือย้อนกลับไปมาสองทางได้ หรืออาจจะทำงานเป็นอิสระไม่ขึ้นต่อกันก็ได้ เมื่อมีการทำงานขึ้นในระบบแล้วก็จะมีผลลัพธ์เกิดขึ้นเพื่อนำไปใช้ได้ตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้ โดยที่ผลลัพธ์นั้นอาจมีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องกับระบบอื่น ๆ ต่อไปอีกได้ ตัวอย่างเช่น รางกายมนุษย์เป็นระบบใหญ่ระบบหนึ่งซึ่งมีองค์ประกอบเป็นระบบย่อย ๆ ต่างๆ มากมาย ในการที่จะทำให้ร่างกายมนุษย์ดำรงอยู่ได้นั้น ย่อมต้องอาศัยอาหาร น้ำ อากาศ ฯลฯ ซึ่งนับเป็นการป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบร่างกายนั่นเอง เมื่อร่างกายได้รับสิ่งเหล่านี้เข้าไปแล้วก็จะนำไปสู่ระบบต่างๆ เพื่อทำงานตามขั้นตอนของกระบวนการ เช่นอากาศถูกนำไปสู่ระบบการหายใจซึ่งมีความสัมพันธ์กับระบบการฟอกอากาของปอด หรืออาหารและน้ำถูกนำไปสู่ระบบการย่อยอาหารเพื่อนำไปเลี้ยงร่างกาย ซึ่งผลลัพธ์ก็คือการที่ร่างกายสามารถมีชีวิตอยู่ได้เพื่อดำรงอยู่ในระบบสังคมต่อไป ถ้าระบบใดระบบหนึ่งในร่างกายมีการทำงานที่เปลี่ยนแปลงหรือผิดปกติ ก็อาจจะไปกระทบกระเทือนกับระบบอื่น ๆ ในร่างกายได้ เช่น เมื่อสายตาเปลี่ยนเป็นสั้นลงหรือยาวขึ้น ก็ย่อมกระทบกับระบบประสาทอาจทำให้ปวดศีรษะหรือมึนงงได้ดังนี้เป็นต้น
ระบบย่อย (Subsystems)
ระบบย่อยเป็นส่วนหนึ่งของระบบ ระบบย่อยแต่ละระบบก็มีจุดหมายของมันเอง แต่จุดมุ่งหมายนั้นจะต้องสอดคล้องกับจุดมุ่งหมายของระบบ จะขัดแย้งกันมิได้ จุดมุ่งหมายของระบบย่อยนี้ก็จะไปกำหนดกระบวนการ กระบวนการก็จะไปกำหนดส่วนประกอบอีกต่อหนึ่งเช่นเดียวกันระบบย่อยต่างๆ เหล่านี้จะต้องดำเนินไปอย่างสอดคล้องและสัมพันธ์กัน ประสิทธิผลของระบบที่ได้จะดีหรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับว่าระบบย่อยต่างๆ ของมันทำงานประสารสัมพันธ์และสามารถปฏิบัติหน้าที่ร่วมกันได้ดีเพียงใด


สรุป


จากการที่ได้ศึกษาเรื่องระบบ ทำให้ได้ทราบถึง ความหมาย องค์ประกอบ ความสำคัญและประเภทของระบบ และได้รู้ถึงการทำงาน หน้าที่ของนัก
วิเคระห์ระบบ ซึ่งความรู้ทั้งหมดนี้สามารถนำมาประยุกต์ใช้ในชีวิตประจำวันได้โดยสามารถทำให้เราฝึกการคิดและฝึกการทำงานอย่างเป็นระบบได้ดียิ่งขึ้น




เอกสารอ้างอิง


เจรรินญา นาวรีย์,การนำระบบมาประยุกุต์ใช้ในการเรียน





ไม่มีความคิดเห็น:

รายการบล็อกของฉัน